Hướng Dẫn Tính Số Ngày Nghỉ Phép Trong Năm

Trong công việc quản lý nhân sự, việc tính toán ngày nghỉ phép trong năm là rất quan trọng và phức tạp. Khách hàng và nhân viên cần nắm rõ quy định để tránh những hiểu nhầm không đáng có. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách tính ngày nghỉ phép năm thông qua Microsoft Excel, giúp bạn thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.

Quy Định Tính Số Ngày Nghỉ Phép Năm

Quy định tính số ngày nghỉ phép năm phụ thuộc vào thời gian làm việc của nhân viên và được tính theo nguyên tắc tròn tháng. Mỗi doanh nghiệp có thể có những quy định khác nhau, nhưng nguyên tắc chung có thể như sau:

• Căn cứ theo ngày vào làm: Nếu nhân viên vào làm trước ngày 16 (từ ngày 1 đến ngày 15), thì được tính là làm tròn thành 1 tháng. Sau ngày 16 thì không tính tháng đó (làm tròn thành 0).
• Căn cứ theo thâm niên: Khi làm đủ 1 năm (12 tháng), nhân viên sẽ được tính ngày nghỉ phép năm. Mỗi tháng thâm niên tiếp theo sẽ được tính 1 ngày phép (1 năm được 12 ngày nghỉ phép). Mỗi 5 năm làm việc sẽ tính thêm 1 ngày nghỉ phép năm.

Xây Dựng Công Thức Tính Trên Excel

Dựa vào bảng dữ liệu dưới đây, chúng ta sẽ thực hiện xây dựng công thức tính số ngày nghỉ phép năm vào bảng:

Bảng tính ngày nghỉ phép năm

Tính Số Tháng Làm Việc

Đây là phần khó nhất trong việc tính ngày nghỉ phép năm. Trong phần này, chúng ta cần biện luận nhiều trường hợp xảy ra theo từng bước:

• Bước 1: Xác định ngày vào làm sau ngày tính (ô C2) hoặc không có ngày vào làm. Trường hợp này sẽ không tính toán gì hoặc coi như kết quả = 0.
• Bước 2: Làm tròn tháng dựa theo ngày vào làm. Xét phần Ngày trong cột D (ngày vào làm). Nếu Ngày vào làm – Ngày bắt đầu tính (ngày 1 tại ô C2) >=15 thì được làm tròn thành 1 tháng, còn lại tính là 0.
• Bước 3: Quy đổi số năm và số tháng để xác định số tháng chênh lệch giữa thời điểm tính (C2) với thời điểm vào làm (D4 đến D14).

Công thức tính như sau:

• Bước 1: IF(OR(D4>$C$2,D4=””),””,…)
• Bước 2: IF(DAY($C$2)-DAY(D4)>=15,1,0)
• Bước 3: (YEAR($C$2)12+MONTH($C$2)) – (YEAR(D4)12+MONTH(D4))

Kết quả thu được từ ô E4 đến E14 sẽ là số tháng làm việc.

Tính Số Ngày Nghỉ Phép Năm

Sau khi đã tính được số tháng làm việc, việc tính số ngày nghỉ phép năm trở nên rất đơn giản. Chúng ta chỉ cần đối chiếu số tháng làm việc đã tính ở cột E với bảng quy định về ngày nghỉ phép năm.

Sử dụng hàm LOOKUP như sau:

• lookup_value: đối tượng tìm kiếm là số tháng làm việc ở cột E, bắt đầu từ E4
• lookup_vector: vùng chứa đối tượng tìm kiếm, là cột Tháng thâm niên trong bảng Quy tắc tính (cột A, từ A3:A13)
• result_vector: vùng chứa kết quả tìm kiếm, là cột Số ngày phép 1 năm trong bảng quy tắc tính (cột C, từ C3:C13)

Công thức được viết như sau:

F4=LOOKUP(E4,Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13,Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13)

Đảm bảo định nghĩa vùng A3:A13 và C3:C13 trong bảng quy tắc tính (trong sheet có tên là Quy_tac_tinh).

Kết quả sẽ như sau:

Kết quả tính số ngày nghỉ phép

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành bảng theo dõi ngày phép năm cho mỗi nhân viên trong công ty.

Kiến Thức Nâng Cao

Để giúp các bạn nâng cao kiến thức trong công việc quản lý nhân sự, mình có một vài gợi ý để các bạn tìm hiểu như sau:

• Trong danh sách nhân sự mà bạn quản lý bao gồm cả nhân sự đang làm việc và đã nghỉ việc. Do đó, chúng ta phải phân biệt những nhân viên đã nghỉ việc để không đưa vào bảng theo dõi ngày phép. Việc này được thực hiện như thế nào?
• Việc sử dụng ngày phép trong năm của mỗi nhân viên được theo dõi thế nào? ở đâu?
• Làm cách nào để tính được số ngày nghỉ phép còn lại chưa sử dụng của mỗi nhân viên?

Công việc hành chính – nhân sự đòi hỏi bạn cần nắm được rất nhiều kiến thức và kỹ năng, đặc biệt là sử dụng tốt các công cụ như Word, Excel. Công việc này đòi hỏi bạn phải ứng dụng tốt các công cụ để:

• Soạn thảo văn bản hiệu quả, thẩm mỹ, đúng chuẩn.
• Quản lý công văn, giấy tờ, hợp đồng lao động, quản lý nhân sự.
• Quản lý cấp phát dụng, văn phòng phẩm.
• Chấm công, tính lương, làm bảo hiểm, tính thuế thu nhập cá nhân…

Khóa học HCNS101-Trên bộ kỹ năng Hành chính nhân sự sẽ giúp bạn nắm bắt đầy đủ kiến thức, xây dựng những kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc. Chi tiết xem tại: loigiaihay.edu.vn.