Quy trình quản lý kho là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp và nhà bán hàng. Thế nhưng, không phải ai cũng hiểu rõ về quy trình này để có thể áp dụng một cách hiệu quả, đem lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh. Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin cần thiết về quy trình quản lý kho, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tiếp cận những khía cạnh quan trọng nhất.
Quy trình quản lý kho là gì?
Quy trình quản lý kho là tập hợp các bước và hoạt động liên quan nhằm theo dõi, kiểm soát tình trạng hàng hóa trong kho. Nó bao gồm thông tin về hàng hóa nhập vào, hàng hóa xuất ra và hàng hóa tồn kho.
Thực tế, quy trình quản lý kho là một trong những công việc tiêu tốn nhiều thời gian và công sức nhất với các nhà bán hàng và doanh nghiệp. Hoạt động này yêu cầu tính tỉ mỉ, chính xác và ảnh hưởng đến nhiều khâu trong kinh doanh như nhập hàng, chi phí thuê kho và chính sách bán hàng.
Quy trình quản lý kho gồm 7 bước chính: nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói và xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng, và thống kê báo cáo.
Quy trình quản lý kho là gì?
Tầm quan trọng của quy trình quản lý kho
Để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của quy trình quản lý kho, hãy cùng khám phá những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.
Đối với nhà bán hàng/chủ doanh nghiệp
Quy trình quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát tài sản:
- Kiểm soát tài sản: Giúp theo dõi và quản lý hàng hóa một cách chặt chẽ, giúp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc hàng tồn kho.
- Dự báo và lập kế hoạch: Cung cấp dữ liệu rõ ràng về tồn kho và xu hướng bán hàng, hỗ trợ trong việc dự đoán nhu cầu tương lai.
- Quản lý chi phí: Theo dõi các chi phí liên quan đến quản lý kho, từ đó giúp tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu lãng phí.
- Hỗ trợ quyết định kinh doanh: Cung cấp thông tin cần thiết để ra quyết định chiến lược, như tối ưu hóa tồn kho hay áp dụng chương trình khuyến mãi.
Vai trò của quy trình quản lý kho với chủ kinh doanh
Đối với quy trình/nhân viên bán hàng
Sự phối hợp giữa nhân viên và các bộ phận là điều không thể thiếu trong việc bán hàng. Quy trình quản lý kho là nền tảng giúp đảm bảo khả năng hoạt động trơn tru:
- Dịch vụ khách hàng tốt hơn: Đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng, giúp nhân viên bán hàng phục vụ khách hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp.
- Thông tin sản phẩm chính xác: Đảm bảo thông tin về sản phẩm luôn được cập nhật, tăng cường sự tin tưởng từ phía khách hàng.
- Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Giúp nhân viên nhanh chóng xác định sẵn có của sản phẩm và thời gian giao hàng dự kiến.
Vai trò của quy trình quản lý kho với nhân viên bán hàng
Đối với kho bãi
Quy trình quản lý kho không chỉ đảm bảo tình trạng hàng hóa mà còn tối ưu hóa không gian lưu trữ:
- Đảm bảo sẵn sàng sản phẩm: Theo dõi tồn kho và kế hoạch tái cung ứng kịp thời, giúp ngăn chặn tình trạng thiếu hàng.
- Tối ưu hóa không gian và sắp xếp: Hỗ trợ trong việc sắp xếp, giảm thiểu chi phí lưu trữ và tạo điều kiện làm việc an toàn.
- Phát hiện lỗi và mất mát: Thường xuyên kiểm tra và đối chiếu dữ liệu tồn kho để phát hiện sớm các vấn đề trong quản lý kho.
Vai trò của quy trình quản lý kho với kho bãi
Các bước trong quy trình quản lý kho hàng
Quy trình quản lý kho được xây dựng từ các bước cụ thể. Dưới đây là 7 bước thiết yếu trong quy trình quản lý kho:
Bước 1: Nhập kho
- Tiến hành nhập hàng hóa và kiểm tra sự chính xác của sản phẩm, số lượng và thời gian.
- Mã vạch và thông tin liên quan cần được lưu trữ dễ dàng để theo dõi.
Bước 2: Lưu kho
- Tổ chức lưu trữ hàng hóa một cách hợp lý, giúp dễ dàng tìm kiếm và lấy ra khi cần sử dụng.
Các bước trong quy trình lưu kho quản lý kho
Bước 3: Nhặt hàng
- Thu thập các sản phẩm cần thiết để thực hiện đơn hàng nhanh chóng, từ đó tối ưu hóa quy trình.
Bước 4: Đóng gói và xuất kho
- Đóng gói sản phẩm cẩn thận để gia tăng độ an toàn trong quá trình vận chuyển.
Bước 5: Hoàn hàng
- Xử lý các hàng hóa bị trả lại một cách khoa học, phân loại và xử lý theo mục đích.
Bước 6: Kiểm hàng
- Kiểm tra định kỳ để đảm bảo tình trạng hàng tồn kho luôn chính xác.
Kiểm hàng, thống kê hàng hóa là một bước trong quy trình quản lý hàng tồn kho
Bước 7: Thống kê và báo cáo
- Tạo báo cáo để cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất quản lý kho, bao gồm báo cáo tồn kho và báo cáo vượt/dưới định mức.
Những điều cần biết về quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO
ISO là gì?
ISO (International Organization for Standardization) là tổ chức định nghĩa các tiêu chuẩn chung về thương mại và công nghiệp toàn cầu. Các quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO được xây dựng dựa trên những nguyên tắc khoa học và đồng nhất.
ISO là gì?
Chi tiết quy trình quản lý kho theo ISO
Quy trình này bao gồm:
- Quản lý mã hàng: Tiếp nhận thông tin, kiểm tra đối chiếu và cập nhật.
- Quản lý hoạt động nhập hàng: Thông báo kế hoạch nhập kho, kiểm tra hàng hóa thực tế và hoàn tất thủ tục nhập kho.
- Quản lý hoạt động xuất hàng: Tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra hàng tồn kho và lập báo cáo sau xuất kho.
Sơ đồ quy trình quản lý kho
Những lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình quản lý kho
Để quy trình quản lý kho đạt hiệu quả cao, hãy lưu ý những điều quan trọng sau:
Đảm bảo tính liên tục
Thông tin sản phẩm cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh chính xác tình trạng hàng hóa.
Đảm bảo tính chính xác
Sai sót trong quản lý kho có thể dẫn đến thiệt hại lớn, do đó cần phải kiểm soát số liệu thật chặt chẽ.
Đảm bảo sự khoa học và hệ thống
Một quy trình khoa học giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong quản lý.
Sử dụng phần mềm quản lý kho
Áp dụng phần mềm để cải tiến quy trình từ nhập liệu đến xuất kho, giúp tăng tính chính xác và nhanh chóng.
Quản lý kho bằng phần mềm bePOS
bePOS là một trong những phần mềm phổ biến hiện nay giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp cho kho của mình, hãy trải nghiệm phần mềm này!
Kết luận: Hy vọng rằng những thông tin trên đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho và tầm quan trọng của nó trong hoạt động kinh doanh. Hãy bắt đầu áp dụng quy trình này để nâng cao hiệu suất và phát triển bền vững cho doanh nghiệp của bạn!
Để lại một bình luận