Khởi động với Access

Giới thiệu

Trong bài viết này, “loigiaihay.edu.vn” sẽ giúp bạn khởi động với Microsoft Access, một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ. Bất kỳ lúc nào bạn học một chương trình mới, việc làm quen với giao diện và các công cụ trong đó là rất quan trọng. Đặc biệt, làm việc với Access không phải là ngoại lệ. Hiểu rõ môi trường xung quanh Microsoft Access sẽ giúp cho việc học và sử dụng phần mềm này trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ tự làm quen với môi trường Microsoft Access, bao gồm các thành phần như: Ribbon, Backstage, Navigation pane, thanh Document Tabs và nhiều hơn nữa. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách điều hướng với biểu mẫu định hướng, nếu cơ sở dữ liệu của bạn có hình thức đó.

Tìm Hiểu Về Access 2016

Access 2016 sử dụng Ribbon để tổ chức các lệnh giống như trong các phiên bản Access 2013 và 2010. Nếu bạn đã từng sử dụng các phiên bản trước, Access 2016 cũng khá tương tự. Tuy nhiên, nếu bạn là người mới sử dụng Access hoặc có nhiều kinh nghiệm với các phiên bản cũ hơn, hãy dành thời gian để làm quen với giao diện Access 2016.

Thao Tác Với Môi Trường Access

Nếu trước đây bạn đã sử dụng Access 2013 hoặc 2010, thì với Access 2016, bạn cũng sẽ cảm thấy quen thuộc. Access tiếp tục sử dụng các tính năng như Ribbon và Quick Access Toolbar – nơi bạn sẽ tìm thấy các lệnh để thực hiện các tác vụ phổ biến trong Access – cũng như chế độ xem Backstage.

Ribbon

Access sử dụng một hệ thống Ribbon theo tab thay vì trình đơn truyền thống. Ribbon chứa nhiều tab, mỗi tab có một số nhóm lệnh. Ví dụ: nhóm Clipboard trên tab Home chứa các lệnh như Cut, Copy và Paste.

Một số nhóm cũng có một mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải cho phép bạn nhập vào để có nhiều tùy chọn hơn.

Để thu nhỏ và phóng to Ribbon:

Ribbon được thiết kế để áp dụng cho nhiệm vụ hiện tại của bạn; tuy nhiên, bạn có thể thu nhỏ Ribbon nếu bạn thấy rằng nó chiếm quá nhiều không gian trên màn hình.

• Nhấn vào mũi tên ở góc dưới bên phải của Ribbon để thu nhỏ nó.

Thu nhỏ Ribbon

• Ribbon sẽ được thu nhỏ. Nhấn vào một tab để làm cho Ribbon xuất hiện trở lại. Nó sẽ lại biến mất khi bạn không sử dụng.

• Để phóng to Ribbon, nhấn vào tab, sau đó nhấn vào biểu tượng ghim ở góc dưới bên phải. Ribbon sẽ xuất hiện ở mỗi thời điểm.

Phóng to Ribbon

Sử Dụng Tính Năng Tell Me

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm lệnh bạn muốn, tính năng Tell Me có thể giúp bạn. Nó hoạt động giống như một thanh tìm kiếm thông thường: Gõ những gì bạn đang tìm kiếm, và một danh sách các tùy chọn sẽ xuất hiện. Sau đó bạn có thể sử dụng lệnh trực tiếp từ trình đơn mà không cần phải tìm nó trên Ribbon.

Quick Access Toolbar

Thanh công cụ Quick Access Toolbar, nằm phía trên Ribbon, cho phép bạn truy cập các lệnh phổ biến bất kể bạn đang ở tab nào. Theo mặc định, nó có các lệnh Save, Undo, và Redo. Nếu bạn muốn, bạn có thể tùy chỉnh nó bằng cách thêm các lệnh bổ sung.

• Lưu ý rằng lệnh Save chỉ lưu lại đối tượng hiện tại. Ngoài ra, lệnh Undo sẽ không hoàn tác các hành động nhất định, như thêm một bản ghi. Hãy chú ý đến thông tin của bạn khi sử dụng lệnh Undo để đảm bảo nó mang lại hiệu quả mong muốn.

Chế Độ Xem Backstage

Chế độ xem Backstage cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để lưu, mở và in cơ sở dữ liệu của bạn.

Để truy cập chế độ xem Backstage:

• Nhấn vào tab File trên thanh Ribbon.

• Chế độ xem Backstage sẽ xuất hiện.

Chế độ xem Backstage

Navigation Pane

Navigation pane là một danh sách chứa tất cả các đối tượng trong cơ sở dữ liệu của bạn. Để xem dễ dàng hơn, các đối tượng được tổ chức thành các nhóm theo loại. Bạn có thể mở, đổi tên và xóa các đối tượng bằng cách sử dụng Navigation pane.

Để thu nhỏ và phóng to Navigation pane:

Navigation được thiết kế để giúp bạn quản lý tất cả các đối tượng của mình; tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy rằng nó chiếm quá nhiều không gian trên màn hình, bạn có thể thu nhỏ nó.

• Để thu nhỏ Navigation pane, hãy nhấn vào mũi tên đổi ở góc trên bên phải.

Thu nhỏ Navigation pane

• Navigation pane sẽ được thu nhỏ lại. Nhấn vào mũi tên đổi một lần nữa để phóng to.

• Nếu bạn muốn làm cho navigation pane nhỏ hơn nhưng không phải kích thước nhỏ nhất, bạn có thể thay đổi kích thước nó. Chỉ cần kéo theo viền bên phải của Navigation pane. Khi đặt kích thước mong muốn, hãy thả chuột.

Sắp Xếp Đối Tượng Trong Navigation Pane

Theo mặc định, các đối tượng được sắp xếp theo loại, với các bảng trong một nhóm, các hình thức trong một nhóm khác, và cứ như vậy. Tuy nhiên, nếu bạn muốn, bạn có thể sắp xếp các đối tượng trong Navigation pane theo các nhóm bạn chọn. Có bốn lựa chọn sắp xếp:

• Custom cho phép bạn tạo một nhóm tùy chỉnh để phân loại các đối tượng. Sau khi sắp xếp, chỉ cần kéo các đối tượng mong muốn vào nhóm mới.
• Object Type nhóm các đối tượng theo loại. Đây là thiết lập mặc định.
• Tables and Related Views nhóm các hình thức, các truy vấn và báo cáo với các bảng mà nó tham chiếu đến.
• Created Date hoặc Modified Date sắp xếp các đối tượng dựa trên thời gian nó được tạo hoặc sửa đổi lần cuối.

Để sắp xếp đối tượng trong Navigation pane:

• Nhấn vào mũi tên thả xuống ở bên phải của All Access Objects, sau đó chọn loại sắp xếp mong muốn từ trình đơn thả xuống.

Sắp xếp đối tượng trong Navigation pane

• Các đối tượng trong Navigation pane sẽ được sắp xếp theo lựa chọn của bạn.

• Để tùy chỉnh thêm sự xuất hiện của Navigation pane, bạn có thể giảm thiểu các nhóm đối tượng bạn không muốn nhìn thấy. Chỉ cần nhấn vào mũi tên đổi hướng lên bên cạnh tên nhóm. Để hiển thị nhóm, nhấn vào mũi tên đổi hướng xuống bên dưới.

Giảm thiểu Navigation pane

Cơ Sở Dữ Liệu Với Biểu Mẫu Định Hướng

Một số cơ sở dữ liệu bao gồm một biểu mẫu định hướng mở tự động khi cơ sở dữ liệu được mở ra. Biểu mẫu định hướng được thiết kế để làm sự thay thế thân thiện với người dùng cho Navigation pane. Nó có các tab cho phép bạn xem và làm việc với các biểu mẫu, truy vấn và báo cáo phổ biến. Việc các đối tượng thường xuyên sử dụng của bạn có sẵn ở một nơi sẽ giúp bạn truy cập nó nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Để mở một đối tượng từ một biểu mẫu định hướng, hãy nhấn vào tab của nó. Đối tượng sẽ được hiển thị trong biểu mẫu định hướng. Khi một đối tượng mở ra, bạn có thể làm việc với nó như bình thường. Trong ví dụ bên dưới, biểu mẫu định hướng có các tab gần phía trên bên trái cho các đơn đặt hàng, khách hàng và các mục trình đơn và mỗi mục sẽ mở một đối tượng tương ứng.

Nói chung, các biểu mẫu định hướng chỉ bao gồm các đối tượng mà người dùng thông thường cần phải làm việc khá thường xuyên, đó là lý do tại sao biểu mẫu định hướng của bạn không được bao gồm nhiều biểu mẫu, truy vấn hoặc báo cáo. Điều này làm cho việc định hướng cơ sở dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Bằng cách ẩn các bảng và các biểu mẫu, truy vấn và báo cáo ít sử dụng, nó cũng làm giảm khả năng cơ sở dữ liệu bị hư hại do người dùng vô tình chỉnh sửa hoặc xóa những dữ liệu cần thiết.

Vì lý do này, điều quan trọng là bạn yêu cầu thiết kế cơ sở dữ liệu hoặc quản lý viên của bạn trước khi làm việc với các đối tượng không có trong biểu mẫu định hướng. Một khi bạn đã thực hiện bước này, bạn chỉ có thể tận dụng các Navigation pane và mở các đối tượng từ đó.

Thử Thách!

• Mở cơ sở dữ liệu thực hành.
• Nhấn qua tất cả các tab, và chú ý đến các tùy chọn trên Ribbon.
• Thu nhỏ Ribbon, sau đó Phóng to nó một lần nữa.
• Thay đổi kích thước Navigation pane để nó chiếm ít không gian hơn.
• Sắp xếp lại các đối tượng trong ngăn điều hướng.

Xin cảm ơn và hẹn gặp lại!