Trong Thủ Thuật Văn Phòng, việc tạo mục lục trong Word không chỉ giúp bạn tổ chức tài liệu một cách hiệu quả mà còn dễ dàng cho việc tra cứu các thông tin cần thiết. Một bảng mục lục rõ ràng, đúng vị trí sẽ giúp cho cả người viết và người đọc tiết kiệm thời gian. Vậy bạn đã biết cách tạo mục lục trong Word như thế nào chưa? Hãy cùng Leading Happiness khám phá cách tạo mục lục đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả trong bài viết này!
Lựa Chọn Phần Nội Dung Cần Đưa Vào Mục Lục
Lợi ích của việc tạo mục lục trong Word rất rõ ràng. Chỉ cần một cú nhấp chuột, bạn đã có thể nhanh chóng truy cập đến nội dung mà bạn cần. Nếu không có mục lục, bạn sẽ phải cuộn trang tìm kiếm một cách tốn thời gian và công sức.
Để bắt đầu, bạn cần soạn thảo đầy đủ và chính xác nội dung tài liệu của mình. Việc tổ chức nội dung ngay từ đầu sẽ giúp cho việc tạo mục lục dễ dàng và nhanh chóng hơn, đồng thời làm cho văn bản của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
Khi đã hoàn thiện nội dung, hãy lựa chọn phần nội dung cần đưa vào mục lục. Để thực hiện điều này, bạn nên sử dụng chuột để chọn toàn bộ văn bản hoặc thao tác nhanh bằng tổ hợp phím Ctrl + Alt và truy cập mục Outline để tạo mục lục.
Hướng Dẫn Tạo Mục Lục Trong Word
Đánh Dấu Mục Lục
Công đoạn tiếp theo của việc tạo mục lục trong Word là đánh dấu mục lục. Để thực hiện được điều này, bạn cần làm theo các bước hướng dẫn sau:
Bước 1: Di chuyển đến thẻ View và nhấn chọn Outline. Mục đích của việc này là giúp việc phân loại và cấp bậc các tiêu đề trong văn bản nhanh chóng và dễ dàng.
Bước 2: Tiến đến văn bản cần tạo mục lục và bôi đen tiêu đề mà bạn muốn thêm vào mục. Sau đó, hãy nhấp chuột lần lượt vào thẻ References -> Add Text -> Chọn mức level tương ứng.
Hướng Dẫn Tạo Mục Lục Trong Word
Hướng Dẫn Tạo Mục Lục Trong Word
Khi đánh dấu mục lục, bạn lưu ý sắp xếp các cấp mục cho phù hợp. Ví dụ, tiêu đề lớn sẽ là level 1, các tiêu đề con sẽ là level 2, và tiêu đề nhỏ hơn sẽ là level 3. Việc phân cấp rõ ràng sẽ làm cho mục lục trở nên dễ truy cập và hấp dẫn hơn.
Tạo Mục Lục Tự Động Trong Word
Sau khi hoàn tất việc đánh dấu các tiêu đề, bạn sẽ gần như hoàn thiện một mục lục hoàn chỉnh. Các thao tác tiếp theo của việc tạo mục lục trong Word bao gồm các bước đơn giản như sau:
Bước 3: Bạn di chuyển con trỏ đến vị trí trang thích hợp để đặt mục lục. Tốt nhất, bạn nên xây dựng mục lục tại trang thứ 2 hoặc thứ 3 để đảm bảo tính logic.
Bước 4: Khi đã xác định được nơi đặt mục lục, bạn sử dụng chuột để truy cập các thẻ theo thứ tự References -> Table of contents -> Chọn một mẫu mục lục có sẵn.
Hướng Dẫn Tạo Mục Lục Trong Word
Nếu tạo mục lục thành công, màn hình sẽ hiển thị kết quả là một bảng gồm các tiêu đề, các cấp mục đi kèm số trang. Đồng thời, bạn hãy nhấn Ctrl + click chuột vào điểm mục bất kỳ. Lúc này, đường dẫn trang sẽ tự động đưa bạn đến ngay vị trí đó. Đây là cách trình bày văn bản một cách thông minh và khoa học, nâng cao giá trị chuyên nghiệp trong công việc.
Chỉnh Sửa Và Cập Nhật Mục Lục
Bạn có thể yên tâm rằng sau khi tạo mục lục trong Word vẫn có thể chỉnh sửa và cập nhật. Thông thường, việc chỉnh sửa bao gồm: gỡ bỏ mục lục hiện tại và tạo một cái mới; thay đổi các tiêu đề hoặc số trang.
Đối với việc xóa bỏ hoàn toàn mục lục, bạn phải thực hiện đúng các bước sau đây:
Bước 1: Đưa con trỏ chuột đến thẻ References.
Bước 2: Tại đây, bạn di chuyển con trỏ chọn dòng chữ Table of contents.
Bước 3: Tại hộp thoại Table of contents, bạn nhấn chọn Remove Table of contents.
Hướng Dẫn Tạo Mục Lục Trong Word
Như vậy, 3 bước đơn giản vừa rồi đã giúp gỡ bỏ mục lục hiện có. Các công việc như thế này đều được Word xử lý nhanh chóng khi thực hiện đúng thao tác. Nhờ vậy, bạn không còn mất thời gian cho việc xóa bỏ mục lục nữa.
Trong trường hợp, bạn cần chỉnh sửa lại tiêu đề cũng như thêm hoặc lược bỏ nội dung văn bản. Lúc này, số trang trong Word sẽ có sự thay đổi nhưng mục lục vẫn giữ nguyên. Vậy bạn chỉ cần thực hiện bước cập nhật bằng các bước sau:
Bước 1: Bạn vào References, chọn Update table.
Bước 2: Bạn nhấn chọn Update page number only xuất hiện ngay bên trong hộp thoại Update table. Bạn sẽ thấy chỉ có số trang được điều chỉnh còn mục lục vẫn giữ nguyên.
Bước 3: Nếu bạn muốn thay đổi cả nội dung đánh dấu và số trang thì hãy chọn Update entire table.
Hướng Dẫn Tạo Mục Lục Trong Word
Từ đó, bạn có thể thấy rõ ràng việc tạo mục lục trong Word và chỉnh sửa vô cùng đơn giản. Với vài thao tác ngắn gọn này, công việc biên tập văn bản với nội dung lớn sẽ được rút ngắn thời gian. Nhờ đó, hiệu suất công việc và khả năng tin học của bạn sẽ được nâng cao.
Nếu bạn cần thêm các kiến thức về công nghệ, hãy ghé thăm Leading Happiness để khám phá thêm nhiều thông tin hữu ích cho công việc và cuộc sống của bạn!
Để lại một bình luận