Trong quá trình quản lý kho, việc theo dõi chi tiết tình hình nhập-xuất-tồn (NXT) của một mặt hàng là rất quan trọng. Tuy nhiên, nhiều người gặp khó khăn trong việc thiết lập báo cáo, không biết nên sử dụng công thức nào hay tạo báo cáo như thế nào cho hợp lý. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá cách lập báo cáo chi tiết NXT kho bằng cách sử dụng công cụ Advanced Filter trong Excel.
1. Yêu Cầu Cơ Bản
Giả sử bạn có bảng dữ liệu kho lưu trữ tại Sheet1. Yêu cầu là lập báo cáo chi tiết NXT cho mặt hàng “Táo” trong Sheet2 theo thời gian lựa chọn tại ô B3 và B4 trong Sheet2.
Dữ liệu kho
2. Cách Thực Hiện
a. Thiết Lập Điều Kiện
Trong Sheet2, chúng ta cần thiết lập vùng điều kiện để sử dụng cho Advanced Filter. Trong điều kiện này, bạn cần lưu ý:
- Phải bao gồm tên tiêu đề cột và điều kiện cần lọc trong cột đó.
- Nên thiết lập vùng điều kiện thế nào cho phù hợp với dữ liệu của bạn.
Đừng lo vì việc sử dụng Excel có thể mang lại nhiều lợi ích trong việc tổ chức và quản lý thông tin. Hãy theo dõi để khám phá thêm!
b. Sử Dụng Advanced Filter
Để xuất ra báo cáo chi tiết, trước hết bạn cần xác định rõ những trường dữ liệu cần lấy. Ta sẽ lấy kết quả ở các cột Ngày, Loại và Số lượng. Lưu ý rằng không cần lấy tên hàng vì báo cáo chi tiết đã rõ mặt hàng cần lấy.
Cài đặt trong Advanced Filter như sau:
- List range: Vùng bảng dữ liệu tại sheet1, từ A1:D24.
- Criteria range: Vùng điều kiện được đặt tại sheet2 (Sheet báo cáo), từ E2:G3.
- Copy to: Vị trí đặt báo cáo: tại sheet2, từ A6:C6 (vùng tiêu đề của 3 cột cần lấy kết quả).
Nhấn OK để hoàn tất thao tác.
Thiết lập báo cáo chi tiết với Advanced Filter
c. Sử Dụng Hàm SUMIFS Để Tính Số Tồn
Sau khi sử dụng Advanced Filter, các bạn sẽ cần áp dụng hàm SUMIFS để tính số tồn kho (Tồn đầu và Tồn cuối) cho mặt hàng tương ứng theo dữ liệu đã lọc.
Công thức tính số tồn đầu và tồn cuối sẽ như sau:
- Tồn đầu = Tổng nhập tới trước ngày báo cáo – Tổng xuất tới trước ngày báo cáo
- Tồn cuối = Tồn đầu + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
Công thức cụ thể cho số tồn đầu sẽ là:
=SUMIFS(Sheet1!$D$2:$D$24, Sheet1!$B$2:$B$24, Sheet2!B2, Sheet1!$A$2:$A$24, …)Trong đó:
Sheet1!$D$2:$D$24: Phần nội dung của cột Số lượng.Sheet1!$B$2:$B$24: Phần nội dung của cột Tên hàng.Sheet2!B2: Tên mặt hàng cần báo cáo.Sheet1!$A$2:$A$24: Phần nội dung của cột Ngày.
Kết quả báo cáo hoàn chỉnh sẽ thu được như sau:
Kết quả báo cáo hoàn chỉnh
3. Đánh Giá Ưu Nhược Điểm
a. Ưu Điểm
Sử dụng Advanced Filter giúp chúng ta không cần phải tạo quá nhiều công thức phức tạp, chỉ cần thiết lập vùng điều kiện chính xác là có thể xuất ra báo cáo một cách nhanh chóng và chính xác.
b. Nhược Điểm
Mỗi khi cần thay đổi tiêu chí báo cáo (tên hàng, thời gian báo cáo, …) thì phải thực hiện lại lệnh Advanced Filter. Điều này có thể là bất tiện cho một số người dùng.
Để khắc phục hạn chế này, bạn có thể tham khảo thêm về việc sử dụng VBA để tự động hóa thao tác Advanced Filter.
Tải về file mẫu: http://bit.ly/2IYawWY.
Ngoài ra, “Học Excel Online” đang có khóa học hấp dẫn về Excel từ cơ bản đến nâng cao dành cho những ai mới bắt đầu. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn nâng cao kỹ năng và tự tin hơn trong công việc quản lý dữ liệu.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn trong việc lập báo cáo chi tiết tình hình kho hàng một cách hiệu quả và chính xác! Hãy truy cập vào loigiaihay.edu.vn để tham khảo thêm nhiều nội dung hữu ích khác!
Để lại một bình luận