Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách chỉnh sửa và in ấn trong Microsoft Excel, một công cụ vô cùng hữu ích đối với các bạn học sinh và chuyên viên kế toán. Bài viết sẽ giúp bạn có được những kiến thức cần thiết để chuẩn bị tài liệu cho việc in ấn một cách chuyên nghiệp nhất.
Trước khi thực hiện việc in ấn, điều quan trọng nhất là cấu hình định dạng trang giấy để đảm bảo dữ liệu được trình bày một cách rõ ràng và dễ đọc.
1. Định dạng trang giấy để in trong Excel
Trước khi in bảng tính của bạn ra giấy, chúng ta cần định dạng lại trang giấy cho hợp lý. Để thực hiện việc này, bạn làm theo các bước sau:
Vào Page Layout trong phần ribbon (thanh menu), tại vùng Page Setup, nhấn vào biểu tượng như hình bên dưới:
Cửa sổ Page Setup trong Excel
Hộp thoại Page Setup sẽ xuất hiện trên màn hình, từ hộp thoại này, bạn có thể chọn các tùy chỉnh cho trang giấy in.
– Khung Orientation: giúp xác định hướng trang giấy để in dữ liệu. Có hai lựa chọn cho bạn như sau:
- Portrait: in dữ liệu theo chiều dọc của trang giấy.
- Landscape: in dữ liệu theo chiều ngang của trang giấy.
– Khung Scaling: Khung này cho phép xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra vừa với chiều ngang hoặc chiều dọc của trang giấy.
- Adjust to: Cho phép thay đổi tỷ lệ của bảng tính khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400%.
- Fit to: Cho phép bạn thay đổi vừa với kích thước chiều dọc của trang giấy.
- Wide by: Cho phép thay đổi vừa với kích thước chiều dọc của trang giấy.
– Paper Size: lựa chọn các khổ giấy. Tùy mục đích in mà bạn chọn khổ giấy in cho phù hợp.
– Print Quality: Cho phép bạn lựa chọn chất lượng in. Thông thường, người ta chọn 600 dpi.
2. Căn lề cho trang in
Vào Page Layout, tại thẻ Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiện lên, từ hộp thoại này chọn thẻ Margins.
Căn lề cho trang in trong Excel
- Top: Xác định khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến phần nội dung dữ liệu in.
- Header: Định khoảng cách của tiêu đề đầu trang (khoảng cách này được tính từ mép trên của tờ giấy đến tiêu đề đầu trang).
- Left: Khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu in.
- Right: Cho phép xác định khoảng cách từ mép phải trang giấy đến nội dung của bảng dữ liệu cần in.
- Bottom: Khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in.
- Footer: Khoảng cách của tiêu đề cuối trang (được tính từ mép dưới của tờ giấy đến tiêu đề cuối trang).
Chức năng Horizontally: Nếu chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, nếu không chọn, Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấy.
Chức năng Vertically: Nếu tích chọn chức năng này, Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, nếu không, dữ liệu sẽ bị in bên trái trang giấy.
3. In các tiêu đề đầu và cuối trang
Tiêu đề đầu và cuối trang là những dòng văn bản do bạn tự tạo dùng để in ở phía trên và phía dưới cho mỗi bảng tính:
Vào Page Layout, tại thẻ Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiện lên trên màn hình, từ hộp thoại này chọn nhấn vào thẻ Header/Footer.
Header/Footer
Khung Header và Footer: Excel gợi ý cho bạn sử dụng các mẫu có sẵn để làm tiêu đề đầu hay cuối trang.
Lưu ý: Khi in ấn trong Excel, thường gặp hiện tượng trang Excel bị ngắt trang. Để tìm hiểu sâu về cách chèn ngắt trang hoặc loại bỏ ngắt trang, bạn có thể tham khảo thêm bài viết Cách chèn và bỏ chèn ngắt trang trong Excel.
Công việc cuối cùng của các bạn là Kích chuột chọn Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tùy chọn trong khi in. Nhấn OK và tận hưởng thành quả sau khi in tài liệu.
Để lại một bình luận