Việc gửi nhầm email không phải là điều hiếm gặp trong thời đại công nghệ hiện nay. Kể cả khi bạn cố gắng kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhấn nút “Gửi”, đôi khi vẫn xảy ra sai sót. May mắn thay, Microsoft Outlook cung cấp một tính năng hữu ích cho phép bạn thu hồi email đã gửi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thu hồi email trong Outlook một cách chi tiết và hiệu quả.
Việc thu hồi email chỉ áp dụng cho ứng dụng khách Outlook trên máy tính, không khả dụng trong phiên bản web. Bên cạnh đó, tính năng này chỉ hoạt động nếu cả người gửi và người nhận đều sử dụng tài khoản Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365 trong cùng một tổ chức. Do đó, để tránh rắc rối, hãy đảm bảo bạn đã nắm rõ các điều kiện trước khi thực hiện thu hồi.
Cách thu hồi email trong Outlook
Để thu hồi email trong Outlook, bạn hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn. Trên thanh menu, chọn mục Gửi đi để truy cập các email đã gửi.
Bước 2: Tìm email mà bạn muốn thu hồi và nhấp đúp vào nó để mở trong một cửa sổ mới.
Bước 3: Trong cửa sổ email, chọn tab Tin nhắn. Nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm ở phía bên phải thanh công cụ, di chuột qua Hành động và chọn Thu hồi tin nhắn này.
Bước 4: Nếu không tìm thấy biểu tượng ba dấu chấm, bạn có thể chọn mục Di chuyển từ thanh menu, sau đó chọn Hành động và Thu hồi tin nhắn này.
Bước 5: Một cửa sổ sẽ hiện ra với hai tùy chọn: Xóa bản sao chưa đọc của tin nhắn này hoặc Xóa bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới. Chọn tùy chọn của bạn và nhấn OK để xác nhận.
Bước 6: Nếu bạn đã chọn thay thế bằng một thư mới, Outlook sẽ mở cửa sổ soạn email mới để bạn có thể chỉnh sửa. Sau khi hoàn tất, chỉ cần nhấn Gửi để gửi thư đã sửa.
Lưu ý rằng, không phải lúc nào việc thu hồi cũng thành công. Để quá trình thu hồi hiệu quả, bạn nên đặt tiêu đề thu hồi mang tính khẩn cấp như “KHẨN CẤP” để người nhận mở chúng trước. Bất cứ lúc nào, cũng có khả năng người nhận được thông báo về việc thu hồi, nên hãy cẩn trọng.
Thêm độ trễ vào email trong Outlook
Nếu bạn thường xuyên gửi nhầm email, hãy cân nhắc sử dụng tính năng trì hoãn gửi thư. Nhờ vậy, bạn có thể có thêm thời gian để kiểm tra lại nội dung trước khi nó thực sự được gửi đi. Để thiết lập tính năng này, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở Outlook và nhấp vào Tệp ở góc trên bên trái.
Bước 2: Kéo xuống và chọn Quản lý quy tắc & cảnh báo.
Bước 3: Cửa sổ quy tắc sẽ hiện ra. Chọn Quy tắc mới.
Bước 4: Nhấn vào Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi gửi. Nhấn Tiếp theo để tiếp tục.
Bước 5: Chọn tùy chọn Trì hoãn giao hàng theo số phút và nhấn vào liên kết tương ứng để cài đặt thời gian trì hoãn. Hãy nhớ không đặt thời gian quá dài nhé!
Bước 6: Nếu có bất kỳ ngoại lệ nào bạn muốn áp dụng, hãy chọn chúng trước khi nhấn Tiếp theo.
Bước 7: Đặt tên cho quy tắc của bạn và chọn hộp kiểm Bật quy tắc này trước khi hoàn thành.
Tại sao tôi không thể thu hồi thư trong Outlook?
Mặc dù tính năng thu hồi rất hữu ích, nhưng đôi khi bạn vẫn không thể quay lại với một tin nhắn đã gửi. Một số lý do phổ biến bao gồm:
- Không sử dụng ứng dụng khách Outlook trên máy tính.
- Người nhận đã mở email.
- Người nhận thuộc tổ chức khác với bạn.
Điều này nhắc nhở bạn rằng việc gửi email cần thận trọng. Không nên chỉ dựa vào tính năng thu hồi mà vẫn cần kiểm tra kỹ nội dung trước khi gửi.
Câu hỏi thường gặp về việc thu hồi thư Outlook
1. Có thể thu hồi email sau một giờ không?
Có, nhưng chỉ nếu người nhận chưa mở email.
2. Người nhận có biết email bị thu hồi không?
Trong nhiều trường hợp, có, họ có thể nhận được thông báo về việc thu hồi.
3. Nếu người nhận đã mở email gốc thì có thu hồi được không?
Không, nếu họ đã mở, việc thu hồi sẽ không có tác dụng.
4. Nếu email được chuyển đến một thư mục khác có thu hồi được không?
Không, việc thu hồi chỉ ảnh hưởng đến email trong hộp thư đến.
Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn thông tin hữu ích về cách thu hồi email trong Outlook. Để tìm hiểu thêm về các thủ thuật và mẹo hữu ích khác trong việc sử dụng công nghệ văn phòng, hãy ghé thăm hocoffice.com.
Để lại một bình luận