Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển, khả năng xử lý và phân tích dữ liệu trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một trong những công cụ mạnh mẽ giúp bạn thực hiện điều này là Microsoft Access. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo câu hỏi truy vấn (query) căn bản trong Access 2016. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách để tối ưu hóa việc tìm kiếm và tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng thông qua việc sử dụng câu hỏi truy vấn.
Định Nghĩa Câu Hỏi Truy Vấn
Câu hỏi truy vấn là một phương pháp hữu ích để tìm kiếm và tổng hợp dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng dữ liệu khác nhau. Khi chạy một câu hỏi truy vấn, bạn không chỉ đơn thuần là đưa ra một câu hỏi cụ thể mà còn xác định các điều kiện để tinh chỉnh dữ liệu được hiển thị. Nhờ vào việc tạo một câu hỏi truy vấn trong Access, bạn có thể dễ dàng thiết lập chuỗi các điều kiện tìm kiếm để lấy được dữ liệu cần thiết.
Tại Sao Cần Dùng Câu Hỏi Truy Vấn?
Câu hỏi truy vấn có khả năng tìm kiếm thông tin tốt hơn rất nhiều so với cách tìm kiếm thông thường hay các bộ lọc dữ liệu. Bởi vì câu hỏi truy vấn cho phép bạn tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bạn có thể tối ưu hóa việc khai thác thông tin. Ví dụ, với lệnh Search, bạn chỉ có thể tìm được tên một người cụ thể trong danh sách khách hàng, nhưng với câu hỏi truy vấn, bạn có thể truy cập được hai loại dữ liệu đồng thời. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về dữ liệu quan trọng.
Kết quả của câu hỏi truy vấn sẽ được hiển thị trong bảng, nhưng bạn cần sử dụng một cửa sổ khác để thiết kế nội dung của câu hỏi đó. Cửa sổ này được gọi là Query Design.
Cách Tạo Câu Hỏi Truy Vấn Đơn Giản
Câu hỏi truy vấn đơn giản nhất là một bảng dữ liệu chính mà bạn muốn xử lý. Ví dụ tiếp theo, ta sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu của một hiệu bánh, cụ thể là danh sách khách hàng của nó. Giả sử hiệu bánh này có một đối tượng khách hàng lớn sống quanh khu vực đó, có khả năng cao là các khách hàng sẽ đến tham dự.
Để tìm danh sách các khách hàng đang sinh sống tại thành phố Raleigh, chúng ta sẽ tìm từ khóa “Raleigh” trong mục Thành phố (City). Đối với cư dân đến từ vùng ngoài ô, ta cũng có thể điền vào danh sách khách hàng mới.
Dưới đây là từng bước thực hiện:
Bước 1: Mở Tab Create
Trên thanh Ribbon, bạn chọn tab Create và tìm đến phần Queries.
Bước 2: Chọn Lệnh Query Design
Tiếp theo, bạn chọn lệnh Query Design.
Tạo câu hỏi truy vấn trong Access
Bước 3: Show Table
Khi đó, trên Access sẽ xuất hiện cửa sổ Query Design. Trong hộp thoại Show Table, hãy chọn tên bảng dữ liệu mà bạn muốn sử dụng. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ quan tâm đến danh sách khách hàng nên hãy click vào mục Customers trong bảng.
Bước 4: Thêm Bảng và Đóng Cửa Sổ
Nhấp vào nút Add và sau đó click Close để đóng cửa sổ.
Bước 5: Thiết Lập Tiêu Chí
Bảng dữ liệu sẽ hiện ra dưới dạng một cửa sổ nhỏ trong phần phụ lục Object Relationship. Trong cửa sổ này, bạn click đúp vào phần tên mục làm tiêu chí xét duyệt mà bạn muốn thêm vào nội dung của câu hỏi. Sau đó, những mục sẽ được thêm vào bảng dạng lưới ở phía dưới. Trong ví dụ này, chúng ta chỉ cần thu thập thông tin của những khách hàng sinh sống tại một số khu vực nhất định, vì vậy ta sẽ chọn: Tên, Họ, Tên Phố, Thành Phố và Mã bưu điện.
Thiết lập tiêu chí truy vấn
Bước 6: Nhập Các Tiêu Chí
Chọn từng tiêu chí một cách click vào từng ô trong mục Criteria: row, những dữ liệu này sẽ trở thành tiêu chí của bộ lọc. Điền vào nhiều hơn 1 trường trong mục Criteria: row sẽ quy định rõ ràng là chỉ xuất hiện kết quả truy vấn đáp ứng đủ tiêu chí đưa ra. Nếu bạn muốn đặt ra nhiều tiêu chí nhưng không muốn hiển thị chúng trong nội dung khai báo thì bạn điền tiêu chí thứ nhất vào Criteria: row và tiêu chí thứ hai vào Criteria: or hoặc một dòng khác nằm dưới dòng đó. Chẳng hạn, nếu bạn muốn tìm khách hàng mới đến từ vùng Raleigh hoặc đến từ khu vực có mã bưu điện là 27513, bạn sẽ điền “Raleigh” vào mục City và “27513” vào dòng or trong mục Zip Code. Việc ghi các ký tự này trong dấu ngoặc kép giúp việc tìm kiếm trở nên chính xác hơn.
Bước 7: Chạy Câu Hỏi Truy Vấn
Sau khi thiết lập được các tiêu chí lọc, hãy chạy câu hỏi truy vấn bằng cách bấm vào lệnh Run trên tab Design.
Chạy câu hỏi truy vấn
Bước 8: Xem Kết Quả
Kết quả của câu hỏi truy vấn sẽ hiển thị trong cửa sổ Datasheet, được bố trí như dạng bảng. Bạn có thể lưu lại câu hỏi truy vấn bằng lệnh Save trong thanh công cụ Truy cập nhanh. Khi được hỏi về tên gọi, hãy đặt tên cho câu hỏi của mình và bấm OK là xong.
Kết Luận
Tạo câu hỏi truy vấn trong Access 2016 không chỉ giúp bạn tìm kiếm dữ liệu một cách dễ dàng mà còn cho phép bạn tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó đưa ra cái nhìn sâu sắc hơn về dữ liệu. Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết này từ loigiaihay.edu.vn, bạn sẽ thành công trong việc khai thác và quản lý dữ liệu của mình một cách hiệu quả nhất.
Để lại một bình luận