Quy trình quản lý kho nhà hàng đảm bảo không thất thoát

Quản lý kho nhà hàng là yếu tố sống còn mà bất kỳ chủ nhà hàng nào cũng cần chú ý. Một hệ thống kho hàng không được tổ chức tốt không chỉ dẫn đến mất mát nguyên liệu mà còn gây lãng phí ngân sách, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Hãy cùng khám phá quy trình quản lý kho nhà hàng để tối ưu hóa việc giám sát và bảo quản nguyên liệu, đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiệu quả hơn!

Quản lý kho nhà hàng

Quy Trình Quản Lý Kho Nhà Hàng Là Gì?

Quy trình quản lý kho nhà hàng là chuỗi các bước cần thực hiện để đảm bảo việc lưu trữ và phân phối nguyên liệu diễn ra trơn tru. Một quy trình chuẩn sẽ giúp khai thác tối đa hiệu quả sử dụng nguyên liệu, đồng thời đáp ứng kịp thời nhu cầu tiêu thụ từ khách hàng. Mỗi nhà hàng nên xây dựng quy trình riêng phù hợp với mô hình hoạt động của mình, từ đó tạo sự nhất quán trong việc bảo quản và xử lý nguyên liệu.

Quy trình quản lý kho nhà hàng là gì

Các Bước Trong Quy Trình Quản Lý Kho Nguyên Liệu Nhà Hàng

1. Xác Định Nhu Cầu Nguyên Liệu

Bước đầu tiên và quan trọng trong bất kỳ quy trình quản lý kho nào chính là xác định nhu cầu nguyên liệu. Một số phương pháp xác định nhu cầu có thể kể đến:

• Dựa vào số lượng khách hàng: Phân tích lịch sử bán hàng từ hệ thống POS và các yếu tố như ngày lễ hay chương trình khuyến mãi đặc biệt.
• Dựa trên thực đơn: Xác định nguyên liệu cần thiết cho từng món ăn dựa trên thực đơn và công thức nấu ăn. Lưu ý nên tính tới hao hụt trong quá trình chế biến.
• Theo dõi nhà cung cấp: Chọn lựa nhà cung cấp uy tín và thường xuyên theo dõi tình hình giá cả trên thị trường để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng cho phù hợp.

Xác định nhu cầu nguyên liệu

2. Quản Lý Mã Sản Phẩm và Nguyên Liệu

Việc tạo quản lý mã hàng giúp theo dõi lượng hàng hóa một cách hiệu quả hơn.

Tạo Bảng Tổng Hợp Thông Tin Hàng Hóa

• Bước 1: Tạo bảng có các trường như tên mặt hàng, đơn vị tính, số tồn kho, giá tiền, tổng tiền…
• Bước 2: Liệt kê chi tiết từng mặt hàng trong bảng kiểm kê và đảm bảo tính chính xác của thông tin.
• Bước 3: Ghi giá cho từng mặt hàng để quản lý chi phí và lợi nhuận.
• Bước 4: Tính tổng chi phí hàng tồn với công thức phù hợp.
• Bước 5: Đặt mức tồn kho tối thiểu nhằm cảnh báo khi cần nhập thêm hàng.

Tạo bảng tổng hợp thông tin nguyên liệu

Khai Báo Trên Phần Mềm Quản Lý

Hầu hết các nhà hàng đều đã ứng dụng công nghệ trong quản lý kho để quản lý hiệu quả hơn:

• Nhập ít hàng: Mở app quản lý, đăng nhập vào tài khoản quản lý, vào mục Kho hàng để theo dõi thông tin hàng hóa.
• Nhập nhiều hàng: Tải danh sách lên hệ thống qua file Excel, giúp cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác.

Khai báo hàng hóa mới trên phần mềm

3. Quy Trình Nhập Kho

Nhập kho cần thực hiện chính xác qua các bước sau:

• Thông báo nhập nguyên liệu.
• Kiểm tra hàng cần nhập và đối chiếu tồn kho.
• Làm phiếu nhập kho cho hàng mới.
• Hoàn tất quá trình nhập kho và thông báo các bộ phận liên quan.

Quy trình quản lý nhập kho nhà hàng

4. Sắp Xếp và Lưu Kho

Việc sắp xếp kho là bước thiết yếu:

• Sắp xếp theo thời gian và chủng loại: Phân chia khu vực hàng hóa thành các nhóm khác nhau theo từng tiêu chí để dễ dàng nhận diện.
• Sử dụng trang thiết bị hỗ trợ: Lắp đặt giá kệ, hệ thống ánh sáng, thông gió hợp lý.
• Áp dụng phương pháp FEFO: Đảm bảo nguyên liệu hết hạn sớm nhất được sử dụng trước.

Sắp xếp kho nguyên liệu nhà hàng

5. Quy Trình Xuất Kho

Quá trình xuất kho được thực hiện theo các bước sau:

• Gửi yêu cầu xuất kho tới quản lý.
• Phê duyệt kế hoạch xuất kho.
• Kiểm tra và thực hiện xuất kho hàng hóa.
• Cập nhật số liệu vào hệ thống quản lý.

Quy trình quản lý xuất kho nhà hàng

6. Kiểm Kê, Thống Kê Nguyên Liệu

Để theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho, bạn có thể áp dụng các phương pháp kiểm kê như:

• Kiểm kê thường xuyên: Theo dõi liên tục, linh hoạt với mọi biến động kho.
• Kiểm kê định kỳ: Kiểm tra theo từng kỳ để đối chiếu với báo cáo kế toán.

Quy trình kiểm kê kho nguyên liệu nhà hàng

7. Lợi Ích Của Quy Trình Quản Lý Kho

Việc sở hữu một quy trình quản lý kho nhà hàng hiệu quả mang lại rất nhiều lợi ích, bao gồm:

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Giúp nhân viên tuân theo quy trình nhất quán, dễ dàng giám sát hoạt động xuất nhập kho.
• Giảm thiểu sai sót dữ liệu: Đảm bảo tính chính xác trong quản lý số liệu và nguyên liệu.
• Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp: Tạo sự trách nhiệm cho từng bộ phận trong quá trình quản lý.

Lợi ích quy trình quản lý kho nhà hàng

Những Gợi Ý Để Kiểm Soát Kho F&B Hiệu Quả

Để quản lý kho hiệu quả hơn, bạn nên xem xét các yếu tố sau:

• Phân chia nhiệm vụ rõ ràng: Mọi người đều có trách nhiệm riêng trong quy trình quản lý kho.
• Đào tạo nhân viên: Đội ngũ kỹ thuật cần nắm rõ quy trình và cách tổ chức kho.
• Lắp đặt biện pháp an ninh: Tăng cường sự an toàn cho khu vực lưu trữ và giảm thiểu thất thoát.
• Cập nhật quy trình: Đánh giá và điều chỉnh quy trình kịp thời theo thực tiễn.
• Sử dụng phần mềm quản lý: Đây là công cụ hỗ trợ tuyệt vời trong quản lý kho.

Dùng phần mềm quản lý tránh thất thoát cho nhà hàng

Chúng tôi khuyến khích bạn tìm hiểu và ứng dụng phần mềm quản lý nhà hàng như bePOS để tối ưu hóa quy trình này. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn!

Hãy nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà hàng bạn với quy trình quản lý kho khoa học và chắc chắn vượt qua những thách thức trong ngành F&B!