Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng

Định dạng PDF

Mỗi ngày, chúng ta đều làm việc với nhiều loại tài liệu khác nhau và đôi khi, việc chuyển đổi giữa các định dạng file là điều cần thiết để đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng chia sẻ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển file Excel sang PDF mà vẫn giữ nguyên định dạng, giúp bạn tự tin hơn khi làm việc với các tài liệu quan trọng. Hãy cùng khám phá nhé!

Đôi nét về file PDF

File PDF là gì?

PDF (Portable Document Format) là định dạng tài liệu điện tử nổi tiếng được phát triển bởi Adobe Systems. Với file PDF, bạn có thể hiển thị nội dung văn bản, hình ảnh và đồ họa mà không bị thay đổi khi mở trên các thiết bị khác nhau. Đây là định dạng phổ biến trong môi trường làm việc và học tập.

Định dạng PDFĐịnh dạng PDF

Đặc điểm nổi bật của file PDF

  • Bảo mật tốt: Nội dung trong file PDF được bảo vệ và không bị sửa đổi dễ dàng.
  • Dễ in ấn: Người dùng có thể in tài liệu trên nhiều thiết bị khác nhau mà không sợ lỗi định dạng.
  • Kích thước nhỏ: File PDF thường có kích thước nhỏ, dễ dàng chia sẻ qua internet.
  • Dễ dàng chuyển đổi: File PDF có thể dễ dàng chuyển đổi sang nhiều định dạng khác.

Vì sao nên chuyển file Excel sang file PDF?

Chuyển đổi file Excel sang định dạng PDF là cách hiệu quả để bảo vệ thông tin trong bảng tính. Với PDF, bạn sẽ không gặp rắc rối về việc định dạng bị thay đổi khi gửi file cho người khác. Đồng thời, khi mở trên nhiều thiết bị, PDF sẽ giữ nguyên bố cục của tài liệu, giúp người nhận dễ dàng đọc và hiểu.

Hướng dẫn chi tiết cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng

Cách chuyển file Excel sang PDF trực tiếp trên Microsoft Excel

Phương pháp này đơn giản và không yêu cầu kết nối internet, dễ dàng thực hiện trực tiếp trong Excel.

Đối với Microsoft Excel 2007 và các phiên bản cũ hơn

Bước 1: Tải tiện ích “Add-in” về máy và cài đặt.

Bước 2: Mở file Excel cần chuyển đổi trong Microsoft Excel.

Chọn file để chuyển đổiChọn file để chuyển đổi

Bước 3: Chọn “File” → “Save As” và chọn định dạng “PDF or XPS” để lưu lại.

Đối với Microsoft Excel 2010 và các phiên bản mới

Bước 1: Mở file Excel trong Microsoft Excel.

Bước 2: Chọn “File” → “Save As” → “Browse” để chọn vị trí lưu file.

Lưu file PDFLưu file PDF

Bước 3: Chọn định dạng file là PDF trong ô “Save as type”.

Chọn định dạng PDFChọn định dạng PDF

Bước 4: Đặt tên và lưu file.

Cách chuyển file Excel sang PDF bằng các website online

Nếu bạn không muốn cài đặt phần mềm, bạn có thể sử dụng các công cụ chuyển đổi trực tuyến.

Chuyển file Excel sang PDF qua Smallpdf

Bước 1: Truy cập website Smallpdf.

SmallpdfSmallpdf

Bước 2: Nhấp chọn “Choose File” để tải file Excel lên.

Bước 3: Sau khi tải file xong, hệ thống sẽ tự động chuyển đổi và bạn có thể tải về ngay.

Chuyển file Excel sang PDF qua PDF Converter

Bước 1: Truy cập vào PDF Converter.

PDF ConverterPDF Converter

Bước 2: Chọn “Choose Excel File” để tải file Excel lên.

Bước 3: Sau khi tải lên, file sẽ được chuyển đổi ngay lập tức và bạn có thể tải xuống.

Chuyển đổi file Excel sang PDF qua Google Drive

Google Drive cũng là một công cụ tuyệt vời để chuyển đổi file từ Excel sang PDF.

Bước 1: Đăng nhập vào Google Drive và tải lên file Excel.

Tải file lên Google DriveTải file lên Google Drive

Bước 2: Nhấp chuột phải vào file và chọn “Open with Google Sheets”.

Bước 3: Chọn “File” → “Download as” → “PDF Document” để lưu về máy.

Tải file PDF từ Google SheetsTải file PDF từ Google Sheets

Chuyển đổi file Excel sang PDF qua phần mềm Cutepdf Writer

Bước 1: Tải và cài đặt Cutepdf Writer.

Bước 2: Mở file Excel cần chuyển đổi.

Bước 3: Chọn “Print” hoặc nhấn “Ctrl + P”.

Chọn Print để chuyển đổiChọn Print để chuyển đổi

Bước 4: Chọn “CutePDF Writer” làm máy in và lưu file.

Lưu file PDF từ CutePDF WriterLưu file PDF từ CutePDF Writer

Kết luận

Với những hướng dẫn trên, bạn hoàn toàn có thể tự chuyển file Excel sang PDF một cách dễ dàng và giữ nguyên định dạng tài liệu. Hãy chọn phương pháp phù hợp nhất với bạn và bắt đầu thực hiện ngay hôm nay để cải thiện quy trình làm việc của bạn. Đừng quên truy cập hocoffice.com để tìm thêm nhiều thủ thuật văn phòng hữu ích khác!

Bình luận

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *