10 10 phương án mà các doanh nghiệp có thể áp dụng để tiết kiệm chi phí hiệu quả

Khi các doanh nghiệp đang đối mặt với yêu cầu ngày càng cao về việc tiết kiệm chi phí hoạt động, việc tìm ra những giải pháp hợp lý để giảm thiểu chi phí, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ, trở nên cực kỳ quan trọng. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần hiểu rõ mức chi tiêu cho công nghệ và các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí để đưa ra các quyết định đúng đắn, từ đó tối ưu hóa ngân sách và tăng trưởng bền vững.

Theo Irma Fabular, Giám đốc phân tích cấp cao của Gartner, “Các CIO nên hợp tác chặt chẽ với các giám đốc điều hành khác, đặc biệt là CFO, trong việc tìm kiếm các phương án tối ưu hóa chi phí hoạt động của doanh nghiệp.” Dưới đây là 10 phương án mà các doanh nghiệp có thể áp dụng để tiết kiệm chi phí hiệu quả.

Phương án 1: Áp dụng các dịch vụ chia sẻ

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã bắt đầu khai thác các dịch vụ chia sẻ giữa các phòng ban để tăng cường hiệu quả tiết kiệm chi phí. Các giải pháp chia sẻ này có thể giúp giảm từ 15% đến 20% chi phí dịch vụ trong khoảng 18 đến 36 tháng. Đặc biệt, một số dịch vụ như Bizfly Business Email hay Bizfly Cloud Drive đã cho phép doanh nghiệp tính phí dựa trên dung lượng sử dụng thay vì theo gói, giúp kiểm soát chi phí tốt hơn.

Phương án 2: Áp dụng chính sách ưu tiên đám mây khi thích hợp

Việc triển khai chính sách ưu tiên đám mây cung cấp nhiều khả năng tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Từ cơ sở hạ tầng dưới dạng dịch vụ (IaaS) cho đến phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), việc áp dụng các giải pháp đám mây không những làm tăng tính linh hoạt mà còn giúp tiết kiệm đáng kể chi phí. Doanh nghiệp nên kiểm tra hiệu quả của các giải pháp này thường xuyên để tránh những rủi ro tăng cao chi phí.

Tối ưu chi phí công nghệ cho doanh nghiệp – Ảnh 1

Phương án 3: Hợp nhất trung tâm dữ liệu doanh nghiệp

Khi duy trì nhiều trung tâm dữ liệu, chi phí có thể gia tăng đáng kể. Do đó, việc hợp nhất các trung tâm dữ liệu với nhau có thể giúp tiết kiệm chi phí từ 10% đến 20% ngân sách trung tâm dữ liệu. Hợp nhất còn giúp cải thiện tính hiệu quả và quản lý tốt hơn tài nguyên công nghệ thông tin.

Phương án 4: Đánh giá mức độ phù hợp, cần thiết và chuẩn hóa các ứng dụng doanh nghiệp

Danh sách ứng dụng mà doanh nghiệp đang sử dụng có thể chiếm một phần lớn ngân sách công nghệ. Việc đánh giá và chuẩn hóa chỉ sử dụng các ứng dụng thực sự cần thiết có thể giúp tiết kiệm từ 15% đến 25% ngân sách công nghệ. Hãy tập trung sử dụng những công cụ thực sự mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

Phương án 5: Tăng tính minh bạch hay xác định rõ ràng các danh mục chi tiêu cho công nghệ

Cần có sự minh bạch trong việc áp dụng công nghệ và chi phí liên quan đến hoạt động IT. Điều này giúp các bộ phận như IT, tài chính có thể hiểu đúng về giá trị và lợi ích chi phí mà công nghệ mang lại cho hoạt động doanh nghiệp. Khi áp dụng đúng mô hình công nghệ và đạt được sự minh bạch, các doanh nghiệp không chỉ đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí mà còn thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Phương án 6: Tập trung vào các nhu cầu công nghệ quan trọng để tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp

Đến 96% chi phí hoạt động của doanh nghiệp diễn ra xung quanh công nghệ. Do đó, việc đánh giá và cải thiện các quy trình doanh nghiệp có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể. Qua việc kết nối giữa các chi nhánh trong toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp có thể xác định rõ phần nào công nghệ có thể cải tiến hiệu suất, hiệu quả và kết quả.

Phương án 7: Áp dụng tự động hóa quy trình làm việc

Doanh nghiệp có thể tận dụng các công nghệ như bot và trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa quy trình làm việc, từ đó phân tích và xác định các điểm tác động đến các quyết định kinh doanh chiến lược. Việc tự động hóa này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện hiệu suất làm việc.

Tối ưu chi phí công nghệ cho doanh nghiệp – Ảnh 2

Phương án 8: Đánh giá các hoạt động quản lý tài sản CNTT

Một số nhà quản lý thường mắc phải lỗi khi không đánh giá đúng hoạt động quản lý tài sản và vô tình làm tăng chi phí vận hành CNTT. Việc quản lý tài sản phải được thực hiện ở cấp độ tổng quan của doanh nghiệp, thay vì chỉ chú trọng vào từng khoản chi tiêu riêng biệt. Đánh giá tài sản có thể giúp tiết kiệm từ 10% đến 20% chi phí.

Phương án 9: Thúc đẩy các ý tưởng chuyển đổi số kinh doanh

Việc đưa ra ý tưởng từ nhiều bên liên quan trong quy trình kinh doanh có thể tạo ra những cải tiến để tối ưu hóa chi phí hoặc ứng dụng công nghệ nhằm tăng hiệu quả hoạt động. Bất kỳ ý tưởng nào giúp cải thiện quy trình đều cần được chia sẻ và triển khai, tạo ra một quy trình liên tục. Sự cộng tác này có thể tăng cường sự tham gia và giảm chi phí công nghệ.

Phương án 10: Tối ưu hóa nguồn lực nhân sự

Doanh nghiệp có thể sử dụng các khả năng như tự động hóa quản lý cho nhân sự, tự động hóa vận hành hoặc trợ lý ảo cho các nhiệm vụ thường xuyên nhằm giảm chi phí nhân sự. Triển khai tự động hóa trong các quy trình thích hợp cũng có thể giúp doanh nghiệp giảm tải áp lực mà vẫn đảm bảo hiệu quả làm việc.

Theo Fabular: “Khi xác định được sự xuất sắc trong số 10 dự án trên, doanh nghiệp có thể áp dụng ngay để bắt đầu tiết kiệm chi phí trong ngắn hạn và dài hạn, đồng thời cần cân nhắc việc áp dụng tối ưu hóa chi phí công nghệ một cách liên tục như một yêu cầu thiết yếu trong hoạt động kinh doanh.”

Để tìm hiểu thêm những giải pháp mới cho doanh nghiệp, hãy truy cập leadinghappiness.com.